Obszary szczególnej troski w życiu organizacji
Przeglądając standardy audytu wewnętrznego dwa obszary szczególnie przykuwają uwagę. Pierwszy to obszar zwalczania oszustw, drugi to szeroko pojęte stosowanie technologii informatycznych. W obu przypadkach standardy wskazują, że zatrudnieni audytorzy muszą posiadać wiedzę o podstawowych ryzykach i mechanizmach kontroli, lecz nie oczekuje się od nich wiedzy specjalistycznej.
Ale, czy organizacja musi w ogólne zatrudniać audytora, aby skorzystać z korzyści, z korzyści, jakie niesie za sobą profesja audytu wewnętrznego. Może w polskich realiach istnieje inna, bardziej korzystna droga? Kompleksowe świadczenie usług audytowych przez profesjonalny podmiot zewnętrzny. Na miarę potrzeb i możliwości przedsiębiorców oraz instytucji publicznych średniej wielkości.
Dostępność czy posiadanie?
Dziś firmy i insytucje publiczne nie muszą inwestować w budowę biura, aby miały swoją siedzibę. Nie muszą kupować samochodów firmowych, sprzętu komputerowego oraz wielu innych rzeczy niezbędnych do prowadzenia działalności. Korzystają z dostępnych na rynku możliwości kiedy chcą, jak długo tego potrzebują, szukając najkorzystniejszego rozwiązania.
Podobnie sytuacja wygląda w obszarze wielu usług, finansowych, prawnych, wsparcia teleinformatycznego, prac programistycznych itd. W przypadku usług klienci oczekują nie tylko satysfakcjonującej jakości i ograniczania kosztów, ale również profesjonalizmu oraz budowania opartej na zaufaniu relacji, która zapewni wsparcie w rozwoju i usprawnianiu ich działalności.
Współczesne otoczenie biznesowe oraz sytuacja ekonomiczno-gospodarcza zachęcają więc do różnych form outsourcingu. Aby więcej zarabiać, oszczędzać koszty, sprawniej zarządzać oraz budować sieć kontaktów partnerskich z podmiotami wielu branż.
Czym jest audyt wewnętrzny?
Podobne możliwości istnieją w obszarze wykonywania usług audytu wewnętrznego. Na czym polega profesjonalny audyt wewnętrzny? Przegląd informacji w sieci oraz ogłoszeń o pracę może wprowadzić w osobę zainteresowaną tematem, a nie posiadającą wcześniejszego doświadczenia, w pewnego rodzaju zamęt. Czy audytor wewnętrzny to specjalista od finansów, rachunkowości, systemów ISO, tajemniczy klient, a może ekspert od inwentaryzacji magazynowej?
Zgodnie z definicją audytu wewnętrznego Instytutu Audytorów Wewnętrznych, globalnej organizacji, która promuje rozwój profesji na całym świecie:
Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów: zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego i przyczynia się do poprawy ich działania. Pomaga organizacji osiągnąć cele dostarczając zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez doradztwo.
Co to oznacza w praktyce? Audyt wewnętrzny to profesja, która łączy w sobie dwa elementy. Po pierwsze ocenę sposobu, w jaki dany podmiot kontroluje ryzyka w wybranym obszarze działalności. Po drugie proponowanie rozwiązań usprawniających, które mają zapewnić przestrzeganie przepisów prawa, efektywność działań oraz wiarygodność publikowanych sprawozdań.
W czym może pomóc audyt wewnętrzny?
Działalność audytu wewnętrznego obejmuje w zasadzie wszystkie obszary funkcjonowania w związku z czym audytorzy mogą przykładowo przeprowadzać:
audyty operacyjne - pomagają usprawniać procesy, komunikację wewnętrzną oraz realizację codziennych zadań,
audyty zakupowe - rzucają światło na to, w jaki sposób organizacja nabywa zasoby niezbędne do realizacji celów i zadań, dbając o oszczędne wydatkowanie środków finansowych
audyty zarządzania bezpieczeństwem informacji - chronią przed ujawnianiem informacji, które stanowią własność intelektualną organizacji, niezbędną do prawidłowego wykonywania zadań oraz zdobywania przewagi konkurencyjnej,
audyty technologii informatycznych i cyberbezpieczeństwa - zapewniają bezpieczeństwo korzystania z narzędzi przetwarzających informacje w cyfrowym świecie,
audyty finansowe - pomagają zarządzać ryzykami dotyczącymi gromadzenia i wydatkowania środków finansowych oraz zapewniania wiarygodnych i rzetelnych informacji różnym grupom interesariuszy organizacji, opinii publicznej, regulatorom, inwestorom itd.
audyty systemów zarządzania ryzykiem, systemów compliance i zwalczania oszustw - dają odpowiedź, czy oraz w jaki sposób organizacja rozwija wewnętrzne systemy kontroli i nadzoru nad zachodzącymi w niej procesami i działaniami.
Po co nam audytor wewnętrzny?
Odpowiedź na to pytanie kryje się w samej definicji audytu wewnętrznego. Niezależnie od tego, czy podmiot działa na rynku, w warunkach konkurencjnych, czy też funkcjonuje w sektorze finansów publicznych, posiada cele do zrealizowania. Z tymi celami w sposób nierozerwalny wiążą się ryzyka, czyli zdarzenia przyszłe i niepewne, które mogą spowodować, że nie zostaną one zrealizowane w ogóle, wystąpią opóźnienia, lub będą osiągnięte w węższym, niż założono zakresie.
Dzięki pracy audytora wewnętrznego, który patrzy na organizację systemowo, identyfikuje ona swoje słabości i nazywa problemy po imieniu, szukając ich rozwiązań, zanim nastąpi pożar. Audytor wewnętrzny, poprzez swoją niezależność łączy dwa światy. Kierownictwa i kadr menadżerskich, który planuje, ze światem pracowników, który wdraża te plany. Jest informacyjnym pomostem, dzięki któremu podmiot działa bardziej realistycznie.
Audytor na godziny? O co w tym chodzi?
Wiara w to, że jedna osoba, albo nawet kilkuosobowy zespół audytorów będzie zdolny do badania krytycznych ryzyk działalności organizacji w wielu obszarach stanowi wyraz niebywałego optymizmu menadżerów zarządzających organizacją. Współczesny biznes, ale również administracja publiczna to coraz bardziej złożone struktury, które wymagają specjalizacji. Dotyczy to również wykonywania audytu wewnętrznego.
Standardy audytu wewnętrznego wypracowane przez Instytut Audytorów Wewnętrznych, stawiając przez zespołami audytowymi wymóg biegłości i należytej staranności działania, dają jednocześnie możliwość, szukania pomocy oraz wsparcia przy realizacji zadań na zewnątrz.
Z uwagi na długotrwały i kosztowny proces przygotowania do wykonywania profesji audytora wewnętrznego, już od wielu lat istnieje trend powierzania zadań z zakresu audytu wewnętrznego podmiotom zewnętrznym. Korzyści z takiego podejścia jest wiele:
dostęp do profesjonalnej wiedzy - edukacja w obszarach działalności audytu wewnętrznego jest kosztowna. Organizacja uzyskuje więc profesjonalne usługi, poparte wiedzą i doświadczeniem, nie ponosząc przy kosztów związanych z funkcjonowaniem Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości audytu wewnętrznego. Podmiot korzystający z takiej formy prowadzenia audytu wewnętrznego otrzymuje wiedzę tu i teraz. Nie za jakiś czas.
możliwość korzystania z istniejących na rynku rozwiązań - audytor jako kontahent zewnętrzny, obsługuje wielu klientów, często z różnych branż. W ten sposób staje się naturalnym katalizatorem pozytywnych zmian w organizacji, wykorzystując pojawiajace się trendy w różnych obszarach. Posiada dużo szerszą perspektywę i spojrzenie na daną organizację, jako część większego ekosystemu ekonomicznego. W ten sposób może wnosić wartość dodaną na wiele sposobów.
większa niezależność audytorów - audytor kontraktowy związany jest z organizacją zawartą umową, a nie podległością służbową. W sytuacji próby naruszenia wymogów kodeksu etyki lub standardów audytu wewnętrznego przez kadrę menadżerską organizacji ma audytor ma większą swobodę nawet zakończenia współpracy. Utrata klienta może być bolesna i uciążliwa, ale nie oznacza całkowitej utraty źródła dochodów. Natomiast kierownictwo organizacji uzyskuje większą pewność, co do jakości zapewnienia na temat sytuacji w podmiocie, którym zarządza,
obiektywne ustalenia i raporty - każda organizacja ma swoje nawyki, które niekoniecznie sprzyjają efektywności. Po jakimś czasie, każdy pracownik, nawet audytor wewnętrzny, zaczyna myśleć kategoriami podmiotu, w którym jest zatrudniony. Nie eliminuje to całkowicie, ale może wpływać na obiektywizm pezentowanych wyników. Podmiot zewnątrzny, dzięki większej interakcji z otoczeniem zewnętrznym, łatwiej zachowuje bardziej bezstronną postawę.
Podsumowanie
Standardy audytu wewnętrznego Instytutu Audytorów Wewnętrznych zostały opracowane z myślą o uregulowaniu sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego przez osoby zatrudnione w organizacji. To kwestia bezdyskusyjna. Wprowadzają wiele mechanizmów, które mają na celu realizacji misji audytu wewnętrznego
Wzmacnianie i ochrona wartości organizacji dzięki skupionym na ryzyku i obiektywnym zapewnieniu, doradztwie oraz wnikliwym spostrzeżeniom
Od wielu już lat pojawiają się nowe trendy, które pokazują, że współpraca z audytorem na godziny, czyli podmiotem zewnętrznym, świadczącym usługi audytu wewnętrznego może przynieść wiele korzyści.
W Polsce audyt wewnętrzny wciąż się rozwija. Ma coraz mocniej ugruntowaną pozycję w sektorze finansowym, publicznym oraz spółek notowanym na giełdzie. Jednak korzystanie z niezależnego, profesjonalnie prowadzonego audytu wewnętrznego, który systemowo patrzy na całą organizację, a nie jej wybrane części, może dostarczyć wiele pożytku. Również, a może w szczególności tym przedsiębiorcom, którzy stają wobec, coraz to większych, wyzwań zmieniającej się, tak dynamicznie w ostatnich miesiącach rzeczywistości.
Ostatecznie audytor wewnętrzny to agent zmiany.